Сегодня окружающий нас мир предъявляет к нашему личному времени небывалое количество запросов. Телефон не умолкает от звонков и смс, электронная почта раздувается от писем, на работе требуют внимания босс и коллеги, а дома — семья. И на каждом фланге — вопросы, требующие скорейшего решения. Приходится овладевать «искусством» многозадачности — пять дел делаю, а еще десять держу в уме.

Так ли рациональна на самом деле эта способность и как на несколько порядков поднять эффективность любого производственного процесса — об этом в книге Джеффа Сазерленда «SCRUM. Революционный метод управления проектами» (Издательство МИФ). Scrum — это передовая методика организации труда, принятая на вооружение крупнейшими мировыми компаниями. Она позволяет добиться значительных результатов меньшими силами и минимумом затрат, по сравнению с классическим поэтапным подходом.

Три простых задачи

Для начала — небольшое упражнение, позволяющее предельно просто и наглядно посчитать, сколько времени мы тратим на решение всего трех задач, если выполнять их сразу или по очередности. Нужно заполнить три столбца: первый арабскими цифрами от 1 до 10, второй — римскими, а третий — буквами алфавита от А до И. Сначала вписывайте арабскую цифру в первый столбец, затем римскую во второй, потом букву в третий. Задача — засечь время и сделать все максимально быстро. Выглядит это так:

А теперь нужно вписать те же цифры и буквы, но отдельно: сначала арабские цифры от 1 до 10 в первый столбец, затем заполнить второй и третий столбцы.

Время, затраченное на второе задание, в 2-2,5 раза меньше, чем время первого. Во втором задании мозгу не нужно постоянно переключаться в другой контекст, вместо этого он быстро выполняет по порядку три однородных дела. Мы сами себе создаем иллюзию, что умеем искусно жонглировать множеством дел.

Еще одно элементарное доказательство этому: водители, которые общаются по телефону. Кто бы как ни доказывал свою способность прекрасно управлять автомобилем во время разговора, статистика неумолима: эти люди чаще других попадают в аварии.

Особенности краткосрочной памяти

В объявлениях о поиске вакансий часто можно увидеть такое пожелание работодателя к кандидату: «Умение одновременно вести несколько проектов». Тем самым работодатель загоняет себя и других в ловушку неэффективности. В середине ХХ века были проведены исследования, в результате которых выяснилось, что человек способен удерживать в «оперативной» памяти всего 7 объектов. В начале нашего века более тщательные эксперименты уменьшили количество до 4. Конечно, это средние показатели, но они явно указывают на особенности нашего мышления, с которыми необходимо считаться.

Параллельные проекты

Вернемся к одновременному ведению нескольких проектов, о каком грезят многие руководители. Их обобщенный посыл может звучать так: «Забудьте обо всем, что происходит за стенами офиса, сосредоточьтесь на решении важных задач — и работайте-работайте-работайте. Тогда вас ждет вознаграждение и успех!»

Но вот какие данные приводят ученые. Если мы выполняем даже два дела одновременно, производительность снижается. А что говорить, например, о пяти проектах? Цифры в этой таблице многим покажутся обескураживающими, но от фактов никуда не деться.

При добавлении всего одной задачи к существующей, 20% времени попросту улетучивается! А пять одновременных проектов ведут к потерям 75% драгоценного времени.

Цена переключения

Представьте, что вы работаете над какой-либо сложной задачей. Например, готовите отчет, подбираете материалы для важной презентации или составляете бизнес-план. При этом необходимо держать в уме множество различных обстоятельств, осознавать, что нужно сделать еще и что уже сделано, предвидеть возможные затруднения и учитывать большое количество других факторов.

А теперь представьте, что вас отвлекли хотя бы на полминуты. Когда вы вернетесь к своему делу, то обнаружите, что вся ваша сложная мыслительная конструкция рассыпалась, как песочный замок. И необходимо потратить время и энергию, чтобы вновь ее отстроить.

Новый подход

Поэтому одно из главных правил методики Scrum повторяет известную поговорку о двух зайцах. Нужно действовать так, чтобы в один момент времени с максимальной концентрацией выполнять одну задачу.

Как оптимизировать рабочий процесс и какие еще секреты предлагает эта методика?

• сколько человек должно быть в идеальной команде для решения любого вопроса?
• почему увеличение числа исполнителей приводит к срыванию сроков?
• что такое спринты и зачем они нужны?
• почему рабочее совещание не должно длиться дольше 15 минут?
• почему сверхурочная работа бесполезна?

Об этом и многом другом — «Scrum».