«Человек заказывает пиццу, когда он голодный». Понимание смысла этой фразы принесло одной из компаний по доставке пиццы целое состояние. Они стали первыми доставлять пиццу за 30 минут и декларировали это своим основным принципом. Оказалось, что скорость доставки — не менее важный ингредиент, чем тесто, начинка или соус в подарок. За более чем короткий срок, компания приобрела сотни тысяч поклонников своего продукта по всему миру.

Но это не все. Любовь и признательность клиентов — это не единственное, что приносит увеличение скорости работы. За этим ингредиентом кроется значительно больше. В погоне за скоростью мы неожиданно сделали для себя вывод, что наконец-таки увидели, а впоследствии и увеличили, прибыль. Как? Давайте посмотрим на простую схемку.

Что дает увеличение скорости?

Исходная ситуация. Допустим, стоимость продукта формируется из себестоимости, накладных расходов и желаемой прибыли.

Первое умозаключение

Что нам это дает? За 10 дней мы увеличили прибыль на 30%. Можно на этом и успокоиться, ведь мы уже получили неплохое преимущество перед конкурентами. Но можно двигаться дальше.

Второе умозаключение

Что нам это дает? Прибыль возросла на 180% (!) по сравнению с исходным состоянием. Вместо 10 тысяч прибыли за 10 дней мы получаем 28 тысяч за это же время. Вот это уже неплохо.

В результате вы работаете быстрее, чем конкуренты, и генерируете прибыль быстрее, чем они. Ваши клиенты довольнее, чем у конкурентов, а вы развиваетесь со стремительной скоростью. Дальше рассказываю реализацию вышеописанного на практике.

От теории к практике

Избавляемся от накладных расходов (+30% к прибыли)

В компаниях, которые занимаются интеллектуальным трудом, основные накладные расходы — это документооборот и коммуникации. Нужно сделать КП, согласовать, внести правки, потом подготовить договор, согласовать договор, внести правки, подготовить закрывающие документы и пр. Это лишь малая часть того, что никак не увеличивает доход компании. Эти затраты неявные, но очень значительные. В текучке дел на них не обращают внимания, но если по факту разобраться и избавиться от них — можно значительно высвободить время для полезной работы и сократить затраты. Этим мы и занялись в первую очередь.

1. Переналаживаем документооборот

   У менеджера на формирование документов должно уходить минимум времени. Для этого мы перенесли весь документооборот в online. По нажатию кнопки — формируется online-документ коммерческого предложения. На основании предложения, так же быстро, формируются договор и счет. Клиенту отправляется только ссылка на online-документ (это ключевой момент). Если нужно внести правки, менеджер вносит их в html документ через редактор, а клиент просто обновляет страницу. Когда клиент оплатил, бухгалтерия, имея доступ в систему, занимается отправкой оригиналов документов, не отвлекая вас от работы по проектам.

2. Организуем управление проектами

   Основная сложность при большом количестве одновременных проектов — это правильная фокусировка. Нужно уметь правильно принимать решения относительно того, каким проектом заниматься в настоящий момент, а какой проект можно отложить без срыва сроков. На потоковом производстве проблема фокусировки носит системный характер. Соответственно должно быть системное решение. Система управления проектами должна сама расставлять приоритеты. В нашем случае приоритеты расставляются системой автоматически на основании дедлайна и этапа, на котором находится проект. Менеджер просто идет по списку сверху вниз.

3. Исключаем лишние коммуникации

   Еще один вид накладных расходов — это лишние телефонные разговоры. Казалось бы, все говорят по делу, но если разобраться, большая часть вопросов решается простыми email оповещениями (состояние проекта, поступление денег, запрос информации и пр.).
   
   В системе наших бизнес-процессов мы создали ряд уведомлений, которые отправляются клиентам, менеджерам, бухгалтеру. Например, при каждой смене статуса проекта («получена предоплата», «сбор информации», «в работе», «готово») соответствующее письмо мгновенно отправляется клиенту с описанием ожидаемых от него действий. При назначении менеджера в проект, клиенту идет уведомление с контактными данными и списком необходимых шагов для продолжения работы.

На реализацию простой системы уйдет немного времени и денег, а экономия и комфорт работы окажет существенное влияние на рост вашего дохода. Для себя мы разработали Canape CRM, которая, надеюсь, скоро станет доступна для всех желающих.

Дальше расписываю про увеличение прибыли на 180%.

Увеличиваем скорость — увеличиваем прибыль (+ 180% к прибыли)

Вопрос повышения эффективности работы студии — тема безграничная. Совершенствовать можно все и постоянно. Приведу лишь основные моменты, которые позволили нам значительно продвинуться в скорости работы без потери качества.

1. Описываем процессы и вводим нормативы

   Что бы начать совершенствовать какой-либо процесс, просто необходимо его описать. Мы начали с описания процесса разработки сайта. Сейчас у нас описано практически все. От обучения сотрудников до написания статей на тематические ресурсы.

   Когда бизнес-процессы описаны, начинается самое важное. Нужно ввести нормативы времени, за которые процессы должны быть выполнены. Не нужно подстраховывать себя. Если вы считаете, что выкладка сайта на хостинг и проверка его работы должна занимать 1 час, закладывайте 1 час (не нужно закладывать 1,5 часа «на всякий случай»). Будьте оптимистами, ставьте время исходя из идеальной ситуации. Оказывается, идеальные ситуации бывают, и очень часто (главное — к ним стремиться).

   Когда нормативы расставлены, подсчитайте суммарное время и сравните с тем, что вы имеете на текущий момент. Разница может быть в несколько раз. Значит, в несколько раз вы можете поднять скорость и, соответственно, прибыль.

2. Начинаем считать часы

   Что бы уложиться в нормативы, нужно знать фактическое время разработчиков. Для подсчета времени в проектах существует масса багтрекеров, позволяющих вести работу по проектам и учитывать трудозатраты. Мы в своей работе используем redmine. Когда вы знаете фактическое время, вы можете сравнить его с эталонным и принять меры для ускорения работы без потери качества.

   Если в итоге фактическое время будет больше и эталонные результаты будут казаться недостижимыми, вы правильно определились с нормативами. Пришло время для следующего шага.

3. Автоматизируем рутинную работу

   Формирование ТЗ, выкладка сайтов на хостинг, подготовка SEO — во всех этих процессах есть большое количество операций, которые могут выполнять роботы (скрипты). Возьмем, к примеру, выкладку сайта на хостинг. По нажатию на одну кнопку сайт с тест-площадки может собраться в архив и залиться на хостинг с последующем перепрописыванием robots.txt и прочими техническими настройками. Вот один час времени сэкономлен. Не забывайте — это ваша чистая прибыль!

Если вы выполнили вышеописанные шаги, значит вы почти построили конвейер :-). В данной статье я намеренно не останавливался на технических деталях. В статьях «12 000 рублей за сайт. Есть ли бизнес за МКАДом?» и «40 сайтов в месяц. Есть ли бизнес за МКАДом? Часть 2» я довольно подробно описал про конвейер «Web-canape» и проблемы, которые возникают на потоковом производстве. Это почти руководство к действию.

Рост количества клиентов и рекомендаций от них, рост прибыли — все это говорит о том, что вышеописанный подход работает. Конечно, нужно еще немного быть фанатиком своего дела и относиться к нему с трепетом, как делаем это мы. Тогда все получится.

* Думаю, что 95% описанного в статье, применимо и в других отраслях малого бизнеса. Буду рад услышать ваше мнение.