На основе собственного опыта, мы постарались нарисовать портрет успешного офис-менеджера, который вписался бы в структуру любого digital агентства и занял бы достойное место в цепочке выполнения рутинных и спонтанных задач.

Рассуждая на эту тему, на ум приходят слова из одного взрослого мультфильма: «профессий много, но прекрасней всех кино, кто в этот мир попал навеки счастлив стал!» дальше все помнят.

В каком-то смысле digital агентство можно сравнить с киностудией. Та же суета, те же виражи на поворотах, тот же сплоченный организм, тот же аврал и постоянная режиссура проектов.

Отсутствие каких-то жестких ограничений и регламентов, минимальная бюрократия и по-домашнему комфортная атмосфера работы, делают мир digital агентств привлекательным и манящим для соискателей. Интересным и оригинальным делает мир digital демонстрация кейсов и проходящие промо-акции, высокие технологии и нестандартные подходы. Здесь всегда есть место креативу, фантазиям и самореализации.

Но любой ли сотрудник сможет безболезненно вписаться в атмосферу легкого хаоса и неформального общения? На примере нашего агентства мы постараемся тезисно изложить, как правильно выбрать хорошего офис-менеджера и не допустить провала.

Для рекламного агентства, которое оказывает комплекс услуг, офис-менеджер – это, в первую очередь, маленький директор рекламного хозяйства и только, во вторую оператор call-центра, секретарь, помощник и «мастер на все руки».

Скромная роль этой персоны в рекламном бизнесе – глобальна. По всем вопросам, начиная с канцелярии и заканчивая поиском кофейной кружки, мы бежим к офис-менеджеру. С его голоса начинается утро, его слышат и видят постоянные и потенциальные клиенты, он приходит на помощь тогда, когда все летит под откос, его уважают, ему доверяют, им гордятся.

Миссия офис-менеджера проста и понятна, а обязанности разнообразны и порой непредсказуемы. Именно этим и отличается наш офис-менеджер от любого другого офис-менеджера или секретаря.

В нашем бизнесе успех дела определяют детали – хорошие специалисты. Но механизм исправен только тогда, когда все детали работают слаженно – вот добиться слаженности, гармонии и запустить этот механизм – и есть работа офис-менеджера.

Любой успешный работник рекламной сферы должен быть мобильным, а применительно к нашей сфере еще и разносторонним, чтобы если вдруг в «производстве» образовалась лакуна – оперативно включиться в процесс и ликвидировать ее, посредством своих разнообразных знаний и навыков. А еще очень важно, чтобы:

• письма доходили вовремя и по адресу;
• звонки не терялись, а преумножались;
• кофемашина была исправна и чиста;
• курьеры не терялись в пути;
• документы были в порядке;
• цветы на подоконнике, картины на стене, еда в холодильнике, ну и, самое важное, чтобы гости и клиенты были довольны, ибо «довольный клиент – дважды клиент».

Отчасти именно офис-менеджер создает условия, при которых сотрудники работают продуктивно и оперативно, он всегда держит руку на пульсе, знает всех и каждого и, подобно Чипу и Дейлу, всегда спешит на помощь.

Если не обращать внимания на некоторые детали, то новый офис-менеджер может стать не поддержкой, а обузой. И уже через несколько месяцев вы будете хвататься за голову от лавины необработанных запросов и возрастающего потока жалоб ваших сотрудников. Неграмотный, ленивый офис-менеджер, не любящий свою работу – это реальная угроза срыва проекта и подрыва репутации агентства. Решать, конечно, Вам. Но цель нашей статьи, поделиться своим опытом и помочь руководителям digital и креативных агентств принять правильное решение, о котором не пришлось бы жалеть.

Обычный день рядового офис-менеджера зауряден и заканчивается ровно в 6, но в агентствах частенько случаются экстренные необходимости:

• стремглав нестись изучать городские промзоны, с заказом под мышкой. Свободной рукой отбиваясь от жаждущей молодой офис-менеджерской крови своры собак;
• подавив мысль о том, что ты не уборщик, надевать резиновые перчатки и драить корпоративный холодильник;
• учихиваясь пылью, наращивать себе бицепсы, разбирая 5-ти летний архив;
• искать нечто, что может быть куда-то подойдет (а может и нет;-)
• подавив мысль о том, что ты не зоркий работник спецслужб, строго следить за тем, чтобы коллеги мыли за собой чашки-ложки-вилки. Чтобы резали лимон аккуратными ломтиками, а не варварски давили его себе в чашку, и не лопали бы все офисные сладости разом;
• сначала требовать у администрации включить кондиционеры, чтобы сотрудники не изнывали от жары, а потом самолично продувать батареи, потому что «как-то захолодало»;
• знать наперед, что потребуется завтра, и быть готовым тут же это организовать и чего только еще не бывает в офисном аквариуме планктона и идей.

В качестве выводов хотелось бы озвучить несколько рекомендаций, которые позволят избежать неприятностей при выборе специалиста на эту, казалось бы, незначительную должность.

Пол – женский, образование высшее, в идеале студентки последних курсов, которые видят себя в рекламе, маркетинге, PR или в сфере мобильных и Интернет технологий.

Из профессиональных навыков: владение компьютером на уровне продвинутого пользователя (включая программы Power Point и Photoshop), общение с оргтехникой на «ты», знание английского не ниже уровня Intermediate, грамотная речь и письмо, отличные коммуникативные навыки. Еще желательно обладать начальными знаниями в сфере технологий и тенденций, например, относительно мобильных устройств и Интернета.

Что касается черт характера, они тоже не маловажны при выборе кандидата. Хороший офис-менеджер должен быть жизнерадостным оптимистом, не поддаваться стадному чувству, уметь радоваться успеху окружающих и иметь свое увлечение или хобби. В идеале следовать девизу: «Делай добро и бросай его в воду».

А еще он должен быть ответственным, пунктуальным, готовым к ненормированному рабочему дню и неформальному взаимодействию с коллективом в режиме реального времени. Чувство стиля и умение себя подать, могут стать дополнительным преимуществом и существенным плюсом.

Но самое основное и, пожалуй, главное свойство этого человека – это непреодолимое желание работать именно с вами, понимать и принимать миссию вашего агентства и быть готовым внимать, поглощать и учиться.

Мы с радостью ответим на Ваши вопросы. Также хотелось бы узнать Ваш взгляд на успешного офис-менеджера в комментариях к данной статье.
 

Сергей Прокофьев
Директор по развитию в CreativePeople

Замечательная статья! Я прямо сейчас готов использовать ее как в качестве описания вакансии, так и в качестве регламента работы офисной феи.

К вышесказанному хочется добавить следующее. Во-первых, очень здорово, когда офис менеджер знает английский язык и дружит с программами-переводчиками, так как помимо изучания обращений иностранных клиентов, офисной фее можно вменить в обязанности поиск информации за пределами рунета. Это могут быть референсы, статьи, которые могут быть интересны тем или иным сотрудникам, конкурсы, в которых можно участвовать.

Во-вторых, мы поддерживаем любовь офис-менеджера к социальным сетям, так как это идеальный кандидат для поддержки корпоративных аккаунтов, если у вас конечно еще нет выделенного pr-менеджера.

И наконец, очень важно, чтобы фея, музы или богиня заведующая офисом излучала позитив и улыбку — производительность труда остальных сотрудников в этом случае удваивается или даже утраивается!