Закрыть
E-mail:
Пароль:
Забыли пароль?
В каталоге проекта: 14 618 веб-студий, 990 CMS, 266 778 сайтов.
РегистрацияCMS MagazineВход
CMS Magazine CMS Magazine

Как понимать менеджера проекта

Полезная информация для тех, кто регулярно имеет дело с заказчиками

Я регулярно сотрудничаю с людьми на стороне клиента, которых принято называть менеджерами проектов. И сам периодически играю такую роль, когда ставлю задачи подрядчикам, а потом контролирую результат.

Я многому научился у этих людей (в частности, спасибо Саше Кабаргину из AGIMA и Андрею Попову из «Базы Технологий») — и продолжаю учиться — и благодаря этому стал больше зарабатывать и участвовать в более крутых проектах.

Хочу описать в этом посте «модель мышления проектного менеджера» и надеюсь, что это поможет заинтересованному читателю быстрее и эффективнее находить общий язык с заказчиками.

Необходим сайт, мобильное приложение, услуги по SEO или контекстной рекламе? Тендерная площадка WORKSPACE поможет выбрать оптимального исполнителя. База проекта насчитывает более 10 500 агентств. Сервис БЕСПЛАТЕН для заказчиков.

Кто такой проектный менеджер

Представьте себе работу человека, который отслеживает сразу несколько процессов или направлений. При этом, возможно, он не является экспертом в большинстве этих направлений. Он может сформулировать задачу и знает, на какие ключевые метрики эффективности нужно обращать внимание. Но при этом он полагается на ваши профессиональные навыки.

Несколько лет назад я поймал настоящий инсайт (озарение) благодаря своей знакомой Катерине. Я работал пиарщиком SEO-компании, а Катя была менеджером проектов в крупной промышленной фирме. Однажды им понадобились услуги продвижения сайтов и Катя сначала обратилась в нашу студию, но в итоге продвижение не заказала.

Как она потом объяснила: «У меня есть несколько направлений: BTL, организация мероприятий, более классические рекламные инструменты и еще надо сайт „причесывать“. Я сказала вашим ребятам, что мне не нужны многостраничные мудрёные отчёты с позициями, мне нужен простой и понятный отчёт на страничку — что было сделано, чтобы я потом могла пересказать эти вещи уже более вышестоящему руководству, отчитываясь за потраченный бюджет. Но ваши ребята не смогли так перестроиться, к сожалению».

Конечно, бывают проект-менеджеры, которые очень хорошо разбираются в том, что заказывают и контролируют. Но суть остается та же: эти люди зачастую следят за несколькими разными процессами. А человеческий мозг все же так устроен, что с трудом переваривает многозадачность.

Если менеджер проекта в первой половине дня проверял работу дизайнера и обсуждал с ним направление дизайна, он погрузился туда и это заняло его мысли.

И когда потом он идет смотреть тот участок работы, где заняты вы — например, тексты — то он, скорее всего, помнит о ваших задачах в общих чертах. Ему нужно либо пересматривать переписку, документы и вспоминать ваши договоренности... либо вы, как специалист, поможете ему это сделать.

Вывод: желательно создавать такую рабочую среду, при которой внешний наблюдатель (менеджер) может за 5 минут понять:

  • о чем вы договаривались

  • что сделано на текущий момент

  • какие дальнейшие планы

Дальше — подробнее о такой рабочей среде.

Таблички, сервисы и папки

Из-за такого формата работы менеджеры проектов — это такие системные ребята, которым важно видеть последовательность (люди другого склада на таких позициях не работают). Поэтому они любят таблички и все похожее. Что сначала вы совместно закрыли этот спринт, потом наметили следующий.

И поэтому полезно уметь работать с таблицами (хотя бы с Google Docs),с канбан-системами или любыми другими сервисами, которые помогают визуализировать рабочий процесс и его последовательную логику — например, с бесплатным Trello.

Никита Михеенков из Nimax объясняет про таблички еще лучше:

Пара советов по поводу работы в таблицах/сервисах

1Говоря «полезно уметь работать с таблицами» я имел ввиду, что как минимум, стоит зарегистрироваться в Trello и похожих сервисах и посмотреть, как они работают; попробовать описать там какой-нибудь ваш рабочий или домашний процесс. То же самое касается и работы Google Docs.

Это нужно, чтобы вы не пугались, когда вас добавят в один из проектных сервисов, где у людей идет работа. А в идеале, чтобы вы сами могли после обсуждения проекта создать новую доску/таблицу в удобном обеим сторонам сервисе, подытожить там все, о чем вы с заказчиком договорились, разложить движение к цели на конкретные задачи (тикеты).

2Достаточно важный пункт — навык работы именно в проектном сервисе. Отмечать там выполненные задачи, писать комментарии, двигать тикеты по мере выполнения задачи. Регулярно бывает ситуация, когда исполнителя добавляют в Trello, а он оттуда «утекает» и все равно по старой привычке пишет тебе в мессенджер, на почту и куда угодно.

3Описание и любые комментарии (апдейты) к тикетам должны помогать «вспомнить» задачу. Представьте, что вы открываете пятый тикет десятой задачи и видите там комментарий исполнителя «исправил». Что исправил, как и почему? Еще раз: комментируя задачи, помните, что читающий их человек может страдать частичной потерей памяти :).

4Важные обновления, ссылки и файлы лучше давать не в комментариях, а прикреплять в основное описание (description) тикета. Описание всегда остается на месте, тогда как в комментариях может идти длиннющая война правок и просто легкий оффтоп.

Про папки и ярлыки

Довольно многие заказчики предпочитают, чтобы вы сразу сохраняли результат работы в их рабочем пространстве (на их Гугл-диске), писали письма с их почтового ящика и так далее. Это нужно, чтобы лишний раз не беспокоиться про авторское право. Закрыли проект?—?у заказчика остались все материалы, письма, контакты и так далее.

Поэтому файлы и письма тоже нужно сортировать, а не просто сваливать все в кучу. Заказчик может «зайти в гости» не только в конце работы. Например, ему понадобилось найти какой-то файл в вашей папке, а вы в отпуске.

Почему менеджеры иногда пишут огромные комментарии с исправлениями

У вас бывала ситуация, когда менеджер, работающий с вами, пишет правки на 2–3 абзаца, хотя, казалось бы, он может просто исправить нужное слово в тексте за пару секунд?

А вот почему:

1Когда человек работает проектным менеджером, он перенимает соответствующий тип мышления (профдеформация). Функция менеджера состоит в том, чтобы давать задачи и контролировать результат. Если он будет закапываться в каждую задачу «руками», это уже не менеджер. Потому что в одном проекте правки могут на две секунды, а в другом — растянуться на два дня.

2Если исполнители привыкают к тому, что менеджер правит за ними сам, они отвыкают думать самостоятельно. Аналогия с воспитанием детей: если мама и папа не учат ребенка убирать за собой, он никогда и не научится. Зачем что-то делать, если всегда можно положиться на взрослых?

3Ну и в идеале, конечно, это желание, чтобы исполнитель после объяснений поймал нужную волну — так менеджер хочет сэкономить свое время в дальнейшем.

Когда вы сами выступаете менеджером, рано или поздно вам придет в голову идея как-то оптимизировать процесс этих объяснений, чтобы не проговаривать одно и тоже каждому новому человеку, с которым вы работаете. Поэтому, например, я и пишу этот пост :).

MVP

MVP (minimum viable product, переводится как «минимально жизнеспособный продукт») — это известный формат работы стартапов и быстрого запуска бизнеса.

Он возник после того, как окружающий мир значительно ускорился: новые технологии, продукты, бизнесы, новая мода и «хотелки» покупателей появляются все быстрее.

Поэтому сегодня зачастую нет смысла делать какой-нибудь дорогой и долгий проект с заранее прописанными целями. Потому что когда он выйдет — например, через год — может оказаться, что он уже никому не нужен, или что сама идея этого проекта была ошибочной еще на старте.

Поэтому придумали MVP: быстро запускаем что-то небольшое и сделанное на коленке. Если оно работает и имеет спрос — значит, можно его улучшать и масштабировать. А если неудача — то ресурсов потратили не так много.

Полезно иметь MVP-варианты в любой задаче. Копирайтеры, например, периодически болеют перфекционизмом: они смотрят на задачу и понимают, что нужен большой, умный, качественный текст. Что здесь нужно провести исследования, и тд, и тп. В результате хороший и качественный текст все еще бродит где-то в голове копирайтера, вот только к моменту очередной сверки задач показать нечего.

Советы:

1Если вы видите, что не успеваете сдать что-то качественное к сроку — не тяните, лучше предупредите заранее.

2Если получилось так, что качественного к дедлайну нет — выкатывайте то, что есть. И имейте этот материал на руках, а не просто абстрактно в голове. На основании этого сырого можно сделать хоть что-то; поставить хоть какую-то отметку, что вы, например, закрыли 30% прогресса по задаче. Тогда как ничего — это ничего.

У вашего менеджера может быть свой руководитель или заказчик, который не сильно влазит в его процессы, но тоже периодически следит за метриками эффективности. И одно дело, когда он видит какие-то движение, пусть даже с ошибками и задержками (все ошибаются, главное пробовать еще раз и идти к цели), и другое дело — когда нет, ээээ... ничего.

3У меня лично MVP-вариант регулярно выполняет свою основную функцию — оберегать от неправильных идей. Бывает, что мы расписали и согласовали большую и важную задачу. А когда я начинаю делать по ней наброски — то практика показывает, что нужно идти в какую-то другую сторону или все можно сделать сильно проще.

Делайте план работы (но, возможно, с оговоркой)

Практически все менеджеры и вообще любые управленцы в начале сотрудничества хотят получить от подрядчика план работ. Почему:

  • Банальное: это как план в архитектуре. Если строить здание без плана, оно развалится. Заказчики с техническим, финансовым, аналитическим мышлением тем более живут такими вещами.

  • Успокаивающее: за этот документ уже можно как-то зацепиться, даже если обе стороны понимают, что это примерные наброски, и все потом поменяется еще 10 раз. Это как рукопожатие или как деловой обед, в общем, такая своеобразная ступенька. В обмен на такой документ уже можно дать подрядчику деньги; а в обмен на мысли из его головы, которые на бумагу еще не перенесены — вряд ли. Мысли это не физическое, даже если на словах вы замечательно друг-другу нравитесь. Может звучать странно, но после странички даже с очень приблизительными тезисами и цифрами «что мы получим» мне регулярно выплачивали деньги, а без такой странички — нет.

  • Демонстрирующее: план, как и работа с таблицами, отлично показывает мышление человека и то, как у него построена работа с процессами.

Что я имел ввиду про оговорку: в работе обычно бывают 2 процесса: узнаваемый и понятный, и более хаотический.

Узнаваемый и понятный — это что-то мало изменяющееся. Например, вы точно знаете, что если почистить код сайта, то страницы будут загружаться в среднем на 30% быстрее, с небольшими погрешностями. Опираясь на это, можно строить подробные и понятные планы.

Более хаотический процесс — это работа с людьми и разными переменными. Например, написание PR-статей. В прошлый раз у вас хорошо сработала PR-статья, вы получили заказы, трафик и узнаваемость. А потом по той же схеме не сработала, что-то «не зашло». В таких сферах можно планировать работу, опираясь на предыдущий опыт, но определенная доля — это эксперименты и нестабильность.

У меня в этом году был интересный разговор с проектом, получившим инвестиции: они хотели заводить корпоративный блог и мы общались насчет того, чтобы я стал там главным редактором. Я написал большой документ с планами, мыслями и идеями, но потом предупредил, что это не «высечено в камне»; что нужно будет регулярно смотреть — что из моих гипотез подтвердилось, а что нет, и корректировать стратегию. В подтверждение я привел опыт Людмилы Сарычевой, главреда Модульбанка.

Скриншот из статьи «Как запустить корпоративное медиа с нуля» в Секрете Фирмы

Представители заказчика сказали, что благодаря этому объяснению они видят мой профессионализм. Потому что, хотя они и были опытными маркетологами и проектными менеджерами, они тоже не могли сказать с полной уверенностью, выстрелит ли их следующая линейка продуктов или нет. Предпосылки для успешного старта были, но их нужно было проверять. Поэтому они запускали свои продукты как раз по методике MVP: выпускали на рынок и смотрели, «как пойдет».

И по этой же причине их отпугивали другие кандидаты на позицию главного редактора, которые приходили и говорили, что точно знают — какая будет отдача от блога через 3 месяца и через полгода.

Даже в однотипных проектах есть различия.

Короткий итог: адекватный заказчик любит намеченный план. Но допускает, что работу нужно будет корректировать.

Помните, в чем смысл делегирования (передачи задач)

Иногда люди удивляются: почему моя работа стоит столько-то, а Василий получает в 5 раз больше?

А дело в том, что текст, дизайн, код и другие продукты — это только одна из составляющих, за которые отдают деньги. Очень важный момент — насколько удобно вы построили процесс (я знаю, что надоел с этой фразой). Иногда за удобный процесс платят даже больше, чем за сам продукт. Все люди хотят освободить свою голову, свое время, свои нервы. За это и отдают деньги.

Сделали задачу — не сидите, пока человек про вас вспомнит и придет проверять.

Затягивается дедлайн — тоже скажите об этом.

Нужна дополнительная информация — попросите ее.

Нашли какую-то идею, которая может помочь заказчику — проявите инициативу и выскажите свое предложение.

Скучные советы, да? Ну а что делать. Волшебные палочки где-то в другом месте.

Как стать системным?

Не могу сказать, что сам регулярно выполняю все то, о чём говорил выше. Я человек и подвержен человеческим грехам. Но стараюсь быть системным, и это дает результат.

Главное — не пытайтесь сразу поднять штангу на 100 кг. Некоторые люди, когда берутся за приведение рабочих дел в порядок, то начинают переделывать сразу все глобально — генеральная уборка, супер-таблицы и так далее. Как правило, энтузиазм в процессе такого масштабного переворота быстро уходит и наступает усталость. Привыкайте к системности понемногу, но регулярно.

Поучаствуйте в каком-то проекте, где люди умеют раскладывать процесс по полочкам. Вы увидите, как это работает.

Или найдите менеджера / наставника, который будет следить за вашими процессами и контролировать вашу системность на протяжении некоторого времени. Вы привыкнете и потом сможете делать это самостоятельно. Тоже хороший способ.

Как найти такого наставника? Помогите какому-нибудь проект-менеджеру с его задачами, пусть за меньшую оплату, но с договоренностью, что он будет учить вас системным процессам.

Искренне желаю успехов.

Автор: Виктор Фомин


CMS Magazine CMS Magazine
Реклама
RSS-подписка
CMS Magazine CMS Magazine
CMS Magazine