Меня зовут Лера, я занимаюсь внутренним менеджментом и человеческими ресурсами в EMAILMATRIX уже более двух лет. За это время я поняла, что работать над проектом проще, если сотрудники осознают его цель и свою причастность к общему делу. Поэтому им нужно постоянно общаться и быть в курсе последних новостей о проекте.

В статье расскажу о том, как мы выстроили коммуникацию среди сотрудников в EMAILMATRIX. Надеюсь, наш опыт поможет оптимизировать внутренние процессы в вашей компании.

Чем удобнее способ коммуникации, тем выше эффективность сотрудников. Им проще понимать друг друга и договариваться. Поэтому внутренние коммуникации нужно постоянно развивать и оптимизировать под новые задачи компании.

Способов, которыми сотрудники обмениваются опытом, общаются, делятся знаниями и впечатлениями, в нашей команде довольно много. У нас есть собственная интернет-библиотека, дизайн-хранилище, — всё это «сдобрено» емейл-рассылками и письмами от бота, о которых я расскажу ниже.

Почта

Уже девять лет мы делаем емейл-рассылки для «Согласия», «Гринписа», «Росбанка» и других крупных компаний. Почта — это классический и близкий нам по духу инструмент. Мы используем Thunderbird, удобный живой клиент. Он работает с любыми почтовыми серверами и поддерживает все протоколы. В нём есть удобные фильтры, и всю информацию легко переносить с устройства на устройство.

С помощью писем я оповещаю команду о важных событиях, новых сотрудниках, днях рождения и прочих датах. Для писем разработан особенный шаблон, который контрастирует с другими рассылками компании.

Многие рассылки автоматизированы. Например, каждую пятницу всем сотрудникам приходит напоминание о еженедельном отчёте, в котором нужно описать проделанную работу.

Сотруднику не нужно самостоятельно вписывать дату, свой ник и адресата. Достаточно нажать на кнопку «Отправить отчёт», и вся нужная информация подгружается в тему письма автоматически. Сотруднику остаётся только вставить ссылку на свой отчёт и отправить письмо.

Redmine

Для управления проектами внутри команды мы используем Redmine. Он позволяет вести совместную работу над задачами и выстраивать коммуникации между разными специалистами. Каждая задача, даже самая маленькая, — это пространство для общения. Все комментарии по задачам хранятся в одном месте, поэтому невозможно ничего упустить.

В Redmine мы перешли из Trac, который прекратил поддержку и перестал обновляться. Все данные о проектах были перенесены автоматически без потерь.

Redmine хорош тем, что его можно дорабатывать. Мы подключили к нему разные плагины: диаграмму Ганта, Вики и прочие. Если добавлять новые функции своими силами, Redmine не потребует вложений в виде подписки или покупки пакета.

Для каждой задачи в Redmine создаётся отдельный тикет, в котором прописывается ТЗ, назначается исполнитель и ставится дедлайн. По мере выполнения задачи сотрудник указывает в тикете процент готовности. Вcе переписки по текущей задаче ведутся там же.

Мы фиксируем в тикете все вопросы, даже те, которые обсудили лично. Таким образом, вся информация о задаче хранится в одном месте, и при необходимости её легко передать другому специалисту.

Когда сотрудник выполняет задачу, он запускает трекер времени, который фиксирует также вид деятельности пользователя: разработка, проектирование, дизайн, поддержка, обучение и т. д. Эти данные используются для оценки фактических трудозатрат и стоимости работы над проектом.

Slack

В качестве корпоративного мессенджера мы используем Slack, освобождая Telegram и другие мессенджеры. В одном окне доступны обсуждения в общих чатах, приватных группах и личных сообщениях.

В Slack можно подключить бота, который оповещает всех сотрудников в мессенджере. Имя нашего — Mail-e. Он рассказывает нам о новых публикациях на Фейсбуке, днях рождения, отпусках специалистов.

Ежедневно бот присылает каждому сотруднику мини-отчёт о просрочке, задачах на сегодня и тикетах, где требуется комментарий. Он также присылает сообщение, когда тебя упоминают в Redmine или если ты не прислал еженедельный отчёт.

Библиотека знаний

У нас в офисе большая библиотека книг по маркетингу, дизайну, контенту и т. д. Записывать вручную, кто и когда забрал книгу, затратно по времени и создаёт путаницу. Поэтому мы создали внутренний сервис «Библиотека знаний», который поддерживает порядок в библиотеке.

Когда сотрудник берёт с полки интересную книгу, он должен залогиниться в сервисе и нажать кнопку «Взять книгу» — рядом с названием книги появится информация о том, кто и когда её забрал. Другие желающие могут встать в очередь. По возвращении книги в библиотеку следующий в очереди получает письмо о том, что книгу вернули в офис.

«Библиотека знаний» выросла из обычного стеллажа с бумажными книгами до хранилища электронных книг и видеоматериалов. Возможно, в скором времени она трансформируется в полноценную базу знаний.

О каждой книге можно оставить отзыв и поставить ей оценку. Так книги сортируются по рейтингу, и сотруднику проще решить, какую выбрать.

Дизайн-рейтинг

Наша компания занимается дизайном писем и лендингов. Чтобы работы не пропадали, мы создали сервис для их хранения — «Дизайн-рейтинг». Он решает сразу несколько задач:

• собирает портфолио компании,

• знакомит всех членов команды с выпускаемыми работами,

• даёт возможность каждому сотруднику оценить дизайн и оставить комментарий.

Мы привязали этот сервис к Redmine: дизайнер выгружает конечный вариант в тикет, откуда может в один клик передать изображение в сервис — с информацией о клиенте, тикете, исполнителе и дате. Это описание при необходимости можно отредактировать или дополнить прямо в сервисе.

Наладить командную коммуникацию можно разными методами. Наверняка, изучая этот вопрос, вы прочли много статей и рекомендаций. Мой совет такой: пробуйте больше сервисов и анализируйте их пользу, а если подходящего именно вам сервиса нет, создайте свой или доведите до совершенства существующие.

Мы также внимательно относимся к общению с нашими клиентами, чтобы глубже погружаться в их задачи. Об организации работы b2b-агентства читайте в блоге EMAILMATRIX.