Закрыть
E-mail:
Пароль:
Забыли пароль?
В каталоге проекта: 14 520 веб-студий, 986 CMS, 263 891 сайт.
РегистрацияCMS MagazineВход
CMS Magazine CMS Magazine

Доступные технологии для внутренних коммуникаций

О том, как использовать e-mail-рассылки, ботов, приложения и библиотеки во благо вашей компании

Меня зовут Лера, я занимаюсь внутренним менеджментом и человеческими ресурсами в EMAILMATRIX уже более двух лет. За это время я поняла, что работать над проектом проще, если сотрудники осознают его цель и свою причастность к общему делу. Поэтому им нужно постоянно общаться и быть в курсе последних новостей о проекте.

В статье расскажу о том, как мы выстроили коммуникацию среди сотрудников в EMAILMATRIX. Надеюсь, наш опыт поможет оптимизировать внутренние процессы в вашей компании.

Чем удобнее способ коммуникации, тем выше эффективность сотрудников. Им проще понимать друг друга и договариваться. Поэтому внутренние коммуникации нужно постоянно развивать и оптимизировать под новые задачи компании.

Способов, которыми сотрудники обмениваются опытом, общаются, делятся знаниями и впечатлениями, в нашей команде довольно много. У нас есть собственная интернет-библиотека, дизайн-хранилище, — всё это «сдобрено» емейл-рассылками и письмами от бота, о которых я расскажу ниже.

Необходим сайт, мобильное приложение, услуги по SEO или контекстной рекламе? Тендерная площадка WORKSPACE поможет выбрать оптимального исполнителя. База проекта насчитывает более 10 500 агентств. Сервис БЕСПЛАТЕН для заказчиков.

Почта

Уже девять лет мы делаем емейл-рассылки для «Согласия», «Гринписа», «Росбанка» и других крупных компаний. Почта — это классический и близкий нам по духу инструмент. Мы используем Thunderbird, удобный живой клиент. Он работает с любыми почтовыми серверами и поддерживает все протоколы. В нём есть удобные фильтры, и всю информацию легко переносить с устройства на устройство.

С помощью писем я оповещаю команду о важных событиях, новых сотрудниках, днях рождения и прочих датах. Для писем разработан особенный шаблон, который контрастирует с другими рассылками компании.

Многие рассылки автоматизированы. Например, каждую пятницу всем сотрудникам приходит напоминание о еженедельном отчёте, в котором нужно описать проделанную работу.

Сотруднику не нужно самостоятельно вписывать дату, свой ник и адресата. Достаточно нажать на кнопку «Отправить отчёт», и вся нужная информация подгружается в тему письма автоматически. Сотруднику остаётся только вставить ссылку на свой отчёт и отправить письмо.

Redmine

Для управления проектами внутри команды мы используем Redmine. Он позволяет вести совместную работу над задачами и выстраивать коммуникации между разными специалистами. Каждая задача, даже самая маленькая, — это пространство для общения. Все комментарии по задачам хранятся в одном месте, поэтому невозможно ничего упустить.

В Redmine мы перешли из Trac, который прекратил поддержку и перестал обновляться. Все данные о проектах были перенесены автоматически без потерь.

Redmine хорош тем, что его можно дорабатывать. Мы подключили к нему разные плагины: диаграмму Ганта, Вики и прочие. Если добавлять новые функции своими силами, Redmine не потребует вложений в виде подписки или покупки пакета.

Для каждой задачи в Redmine создаётся отдельный тикет, в котором прописывается ТЗ, назначается исполнитель и ставится дедлайн. По мере выполнения задачи сотрудник указывает в тикете процент готовности. Вcе переписки по текущей задаче ведутся там же.

Мы фиксируем в тикете все вопросы, даже те, которые обсудили лично. Таким образом, вся информация о задаче хранится в одном месте, и при необходимости её легко передать другому специалисту.

Когда сотрудник выполняет задачу, он запускает трекер времени, который фиксирует также вид деятельности пользователя: разработка, проектирование, дизайн, поддержка, обучение и т. д. Эти данные используются для оценки фактических трудозатрат и стоимости работы над проектом.

Slack

В качестве корпоративного мессенджера мы используем Slack, освобождая Telegram и другие мессенджеры. В одном окне доступны обсуждения в общих чатах, приватных группах и личных сообщениях.

В Slack можно подключить бота, который оповещает всех сотрудников в мессенджере. Имя нашего — Mail-e. Он рассказывает нам о новых публикациях на Фейсбуке, днях рождения, отпусках специалистов.

Ежедневно бот присылает каждому сотруднику мини-отчёт о просрочке, задачах на сегодня и тикетах, где требуется комментарий. Он также присылает сообщение, когда тебя упоминают в Redmine или если ты не прислал еженедельный отчёт.

Библиотека знаний

У нас в офисе большая библиотека книг по маркетингу, дизайну, контенту и т. д. Записывать вручную, кто и когда забрал книгу, затратно по времени и создаёт путаницу. Поэтому мы создали внутренний сервис «Библиотека знаний», который поддерживает порядок в библиотеке.

Когда сотрудник берёт с полки интересную книгу, он должен залогиниться в сервисе и нажать кнопку «Взять книгу» — рядом с названием книги появится информация о том, кто и когда её забрал. Другие желающие могут встать в очередь. По возвращении книги в библиотеку следующий в очереди получает письмо о том, что книгу вернули в офис.

«Библиотека знаний» выросла из обычного стеллажа с бумажными книгами до хранилища электронных книг и видеоматериалов. Возможно, в скором времени она трансформируется в полноценную базу знаний.

О каждой книге можно оставить отзыв и поставить ей оценку. Так книги сортируются по рейтингу, и сотруднику проще решить, какую выбрать.

Дизайн-рейтинг

Наша компания занимается дизайном писем и лендингов. Чтобы работы не пропадали, мы создали сервис для их хранения — «Дизайн-рейтинг». Он решает сразу несколько задач:

  • собирает портфолио компании,

  • знакомит всех членов команды с выпускаемыми работами,

  • даёт возможность каждому сотруднику оценить дизайн и оставить комментарий.

Мы привязали этот сервис к Redmine: дизайнер выгружает конечный вариант в тикет, откуда может в один клик передать изображение в сервис — с информацией о клиенте, тикете, исполнителе и дате. Это описание при необходимости можно отредактировать или дополнить прямо в сервисе.

Наладить командную коммуникацию можно разными методами. Наверняка, изучая этот вопрос, вы прочли много статей и рекомендаций. Мой совет такой: пробуйте больше сервисов и анализируйте их пользу, а если подходящего именно вам сервиса нет, создайте свой или доведите до совершенства существующие.

Мы также внимательно относимся к общению с нашими клиентами, чтобы глубже погружаться в их задачи. Об организации работы b2b-агентства читайте в блоге EMAILMATRIX.

Автор: Валерия Ларионова, EMAILMATRIX (HR-менеджер)


CMS Magazine CMS Magazine
Реклама
RSS-подписка
CMS Magazine CMS Magazine
CMS Magazine