CMS (Content Management System) – программа, используемая для управления содержимым чего-либо... Обычно такие системы используются для хранения и публикации большого количества документов, изображений, музыки или видео (Википедия).

Выбор и внедрение CMS является одним из важнейших IT-проектов наравне с внедрением ERP-системы. При больших бюджетах на разработку сайта, достигающих тысяч или десяток тысяч долларов, выбор подходящей CMS жизненно важен. Вариантов, представленных в интернете, достаточно много: готовые («коробочные») решения, самописные и бесплатные CMS.

В этой статье я попытаюсь описать несколько параметров, на которые стоит обращать внимание именно на этапе выбора CMS.

Чего не будет в этой статье

Не будут приведены в пример конкретные CMS, и не будет рекламы каких-либо вендоров, не будет исследован сам рынок CMS (подобные исследования есть здесь и здесь).

Напротив, я постараюсь поделиться с вами знанием инструментария, который поможет вам самим провести исследование для вашего собственного предприятия или проекта.

Предположения

Разрабатывая это руководство, я сделал несколько предположений о том, какие компании покупают CMS:
средний и крупный бизнес;
СМИ;
интранет-CMS;
CMS+ERP.

Задайте вопрос себе вопрос: каковы цели и требования вашего бизнеса.

При помощи CMS могут публиковаться следующие типы содержания (контента):

простые страницы;
составные страницы с заданными типами лейаутов или дизайна;
динамическая информация из базы данных;
тренинги, опросы, исследования;
руководства пользователя;
отчеты, в том числе и финансовая отчетность;
просто тысячи страниц;
все это разнообразие должно быть как-то связано между собой общей структурой и ссылками.

Цели и задачи компании

Зачем вы покупаете CMS? Перед тем, как определить непосредственно требования к CMS, определитесь с задачами вашей компании, которые предстоит решать будущей системе. Такие задачи должны учитывать долгосрочные цели вашего бизнеса. Будет полезно выписать эти цели на одной странице и согласовать со всеми участниками процесса перед началом сбора информации.

Определяем требования

Для каждой компании существуют свои уникальные требования к CMS, и единого списка требований выработать почти невозможно (хотя некоторые параметры вы можете взять отсюда (EN, .xls). Подключите к составлению списка все заинтересованные отделы вашей компании: маркетинг, аналитиков, IT, PR, HR, и, конечно, генерального директора.

Правильная стратегия, на мой взгляд:

Управление веб-проектами передать в отдел маркетинга, так как на сегодняшний день веб-сайт – это не только инструмент IT, но и среда взаимодействия с клиентами.

Бизнес-аналитики помогут определить дополнительные требования с точки зрения бизнес-процессов вашей компании.

Сотрудники IT- подразделения опишут ограничения по безопасности, сохранности данных и используемым технологиям для совместимости с вашими внутренними приложениями.

PR и HR будут одними из пользователей системы, поэтому их требования также необходимо учитывать.

И попробуйте не учесть мнение генерального директора :-).

Придерживаться всех согласований и учета требований особенно важно, если идет речь о внедрении CMS-ERP системы.

Используйте структурированный подход, чтобы удостовериться, что список требований управляем, эффективен и самодостаточен. Держа под контролем этот процесс, вы будете уверены, что уменьшаете риски вашего проекта.

Структурированный список требований

Список требований к CMS может быть очень длинным, поэтому важно сгруппировать требования так, чтобы им было удобно пользоваться. Этот список может быть сгруппирован, например, следующим образом:

создание контента;
управление контентом;
публикация;
презентация (дизайн, шаблоны, лейауты);
коммуникация (интерактивные модули);
управление пользователями (пользователи, группы, профили, workflow);
настройки CMS (обновление, подключение дополнительных модулей);
статистика (мониторинг за использованием системы – кто и когда какой контент загружал, статистика посещений сайта);
электронный магазин.

Этот список далеко не полный, и для вашей компании он может быть расширен. Также вы можете воспользоваться списком параметров, используемых в проекте cmsmatrix.org. Однако, он ни в коем случае не заменит вашего собственного уникального списка требований.

Будет полезным среди выбранных вами групп отметить обязательные и не обязательные – это поможет вам расставить приоритеты в требованиях к системе.

Идеи

Создание контента
За этот блок требований должны отвечать «авторы» или «контент-менеджеры», т.е. те сотрудники, кто непосредственно будет писать и размещать контент на сайте.

Требования:

Развитый функционал для авторов
Автор должен свободно публиковать контент и иметь полный доступ ко всему функционалу CMS. Также обратите внимание на количество кликов, за которое проходит публикация. Чем меньше – тем лучше.

Разделение контента и дизайна
Автор не должен полностью формировать страницу в процессе публикации, его задача – работа с контентом, остальное – работа CMS.

Многопользователькое авторство
Желательно, чтобы в CMS были настройки, позволяющие настроить процесс утверждения контента до публикации. Например, когда менеджер по маркетингу может одним кликом утвердить текст, размещенный в CMS контент-менеджером. При история действий также должна сохраняться: кто, что, когда – вносил, утверждал, публиковал. Также полезно хранить все версии страниц.

Управление мета-данными (title, description, keywords)
Если вы работаете с многостраничным сайтом (более 100 однотипных страниц), вы должны быстро и легко задать «принцип», по которому формируются мета-данные. Например, в туризме одинаковыми являются страницы отелей, где мета-данные могут формироваться по такому принципу: «Отель» - «Курорт» - «Страна». И эти параметры будут являться динамическими.Если вы работаете с сайтом, где страницы уникальны – необходимо иметь возможность прописывать meta-заголовки для каждой страницы.

Настройка ссылок
Каждая страница сайта имеет свой уникальный URL. Когда вы ставите в CMS ссылку на другую страницу своего сайта – CMS должна сохранять ее, даже если вы впоследствии изменили URL (что иногда бывает необходимо). Такой инструмент может иметь и другие настройки, такие как отслеживание «битых» ссылок.

WYSIWYG (what-you-see-is-what-you-get редактор)
Автору из PR-отдела нет необходимости знать HTML. Поэтому должен быть редактор, позволяющий править тексты в дружелюбном привычном интерфейсе.

Простота и удобство
Чтобы CMS была эффективной, она должна быть быстрой, интуитивно понятной и удобной.

Управление контентом

Ключевым модулем во всех CMS является модуль управления контентом.

Требования:

Поддержка версионности отдельных страниц или сайта
Полезно иметь возможность «откатить» страницу или сайт к какой-то дате в прошлом, вернуть содержание к тому варианту, который был размещен в Вебе в определенный день.

Архивирование
Весь контент должен архивироваться как минимум один раз в сутки, параллельно с архивированием, проводимым хост-провайдером – это уменьшит риск потери данных.

Управление процессом публикации (workflow)
Будет полезно иметь возможность управлять процессом утверждения контента – назначать ответственных людей, сроки, вносить комментарии к тому или иному процессу. Разные сотрудники могут отвечать за различные аспекты контента: юридические аспекты, соответствие PR стратегии,
грамотность и стиль изложения и т.д.

С большим вниманием относитесь к требованиям ваших авторов – именно они делают основную работу.

Безопасность
Проследите, какие шаги предприняты разработчиками, чтобы обеспечить должный уровень безопасности.

Интеграция с внешними системами
Как правило, CMS – это только одна из систем, работающих в вашей компании, поэтому важно предусмотреть совместимость CMS с вашими внутренними приложениями, даже если это пока не входит в ваши планы. Потом поменять CMS будет труднее. CMS-ERP будет успешной в случае полной и легкой интеграции с существующими на предприятии приложениями.Механизмы интеграции должны быть полностью задокументированы и основаны на открытых или отраслевых стандартах.

Отчетность
CMS должна предоставлять широкий спектр отчетов, как для администраторов, так и для пользователей. В идеальном случае отчеты должны быть по любому действию в CMS, в том числе и по действиям авторов. Вам будет удобнее, если в CMS будет предусмотрена возможность настройки отчетов.

CMS-ERP будет успешной только тогда, когда в проект по ее внедрению включены все заинтересованные стороны.

Публикация
Этот модуль из контента формирует окончательный вид страницы.

Требования:

CSS (англ. Cascading Style Sheets — каскадные таблицы стилей)Окончательное отображение страницы должно управляться через таблицы стилей, что обеспечит гибкость и расширяемость.

Шаблоны страниц
Общий шаблон страниц уже должен быть задан, и управление им должно быть простым и понятным.

Расширяемость (наличие API)
Необходимо предусмотреть возможность добавления внешних модулей к CMS, в случае если есть потребность в функционале, не поставляемом с данной системой.

Поддержка форматов
Публикация контента должна быть доступна в различных форматах: HTML, для печати, .pdf, wap, экспорт в xml. Полезно иметь возможность добавлять новые форматы экспорта, импорта данных и публикации.

Во всех CMS самое важное – сам контент.

Персонализация
Различная информация может быть доступна разным группам пользователей, основываясь на их профайле, метаданных или контенте. Это требование часто применимо к большим порталам.

Статистика
В самой CMS должен быть предусмотрен отдельный модуль статистики, а также возможность легкого подключения сторонних статистических систем.

Презентация
Хорошо бы, чтобы опубликованные страницы соответствовали ожиданиям ваших пользователей. Особенно важно определить эти требования, если перед исполнителем вы ставите задачу не только размещения сайта, но и разработки дизайна или лейаутов страниц.

Требования:

Юзабилити
Прежде всего стоит оценить легкость работы в системе, интуитивно понятный интерфейс, доступность системы в плане самообучения. Проверить эти характеристики можно на демо-версиях. Или попросите поставщика решения предоставить временную лицензию на свой продукт.

Совместимость или кроссбаузерность
Желательно, чтобы и система управления, и сайт соответствовали веб-стандартам (например, W3C) и были доступны во всех браузерах.

Ограничение требований к ПК на стороне клиента
Желательно ограничить необходимость использования дополнительных программ, таких как Flash, Java plugin, Shockwave plugin для просмотра сайта.

Скорость
Необходимо обращать внимание как на скорость работы с самой CMS, так и на скорость загрузки сайта. Размер страницы, скорость работы скриптов должны быть приемлемыми для пользователей с любым типом соединения.

Удобная навигация
Пользователь не должен испытывать проблем с навигацией как в рамках CMS, так и в рамках сайта.

Meta-данные
Все meta-теги должны корректно заполняться, соответствовать содержимому сайта для хорошей индексации сайта в поисковых системах.

Полная стоимость затрат на CMS включает умения и ресурсы, необходимые в рамках вашего предприятия на ее поддержание.

Заключение контракта

Управление проектом и бизнес-требования также должны учитываться в рамках CMS-проекта.

Требования:

Обучение
Желательно, чтобы у поставщика CMS был предусмотрен курс обучения использования системы как для авторов, так и для администраторов. В случае отсутствия такого курса можно ограничиться on-line обучением.

Документация
CMS должна иметь полный комплект документации для авторов, администраторов, разработчиков и менеджеров проекта.

Гарантия
Необходимо внимательно ознакомиться с условиями гарантийной поддержки.

Соглашение о поддержке (SLA)
Поставщик CMS должен предоставить соглашение о технической поддержке (call-center или on-line поддержка), включая SLA и условия по обновлению CMS.

Требования к ресурсам
В документации к CMS должны быть прописаны требования к серверному оборудованию, ПК пользователей и программному обеспечению.

Профессиональные требования
Хорошо бы выяснить ответ на вопрос, какие знания и умения требуются со стороны вашей компании, чтобы настроить и поддерживать CMS?

Затраты
Стоимость CMS может быть фиксированной, за рабочее место или за определенный промежуток времени (преимущественно стоимость CMS фиксированная), или же оплата может быть разовой.

Расширяемость или нагрузочность
Необходимо узнать, какую нагрузку выдерживает предлагаемая вам CMS, каковы способы увеличения этого показателя – при помощи более высоких характеристик веб-сервера или оптимизации самой CMS.

IT-ограничения
Могут включать в себя операционную систему веб-сервера, платформу, базу данных, а также ограничения на ПК пользователей.

Примеры
Поставщик CMS должен привести несколько примеров, где была бы внедрена его система управления, при этом желательно, чтобы приведенный пример соотносился с вашим бизнесом.

Избегайте «жаргона», так как даже среди профессионалов нет единого понимания тех или иных терминов, относящихся к CMS.

Заметки

Разрабатывая список требований, держите в голове следующие рекомендации:

Оцените ваш контент
Проведите небольшое исследование, что именно вам необходимо будет публиковать на сайте при помощи CMS. Само содержание, как и процесс его публикации, будут непосредственным образом влиять на функционал CMS. При выборе CMS важно не терять из вида сам контент.

Помните о вашем бизнесе
Каждое требование к CMS должно соотноситься с одним требованием вашего бизнеса и удовлетворять его. Такой подход позволит вам обосновать причину требования и расставить приоритеты.

Избегайте технических деталей
Убедитесь, что вы определили требования вашего бизнеса к системе управления сайта, а не детали ее внедрения. Поставщики должны быть максимально свободны в выборе технологического решения. Они больше знают о процессе, чем вы. Ваше дело – поставить задачу и описать критерии оценки результативности. Их – определить, как достичь поставленных целей в рамках согласованных сроков и бюджета.

Вы уверены, что проведенная демонстрация CMS действительна важна для вас, а не является лишь обязательным этапом продажи?

Предоставляйте полные описания
На этапе согласования целей для поставщика CMS действительно сложно убедиться, что ваши требования были правильно поняты, так как у каждого поставщика свой уникальный опыт, на основе которого он и делает выводы. Избегайте использования «жаргона», так как даже среди профессионалов нет общего понимания многих терминов. Не пренебрегайте излишне подробными объяснениями целей.

Приводите примеры
Примеры описывают конкретную ситуацию, а также бизнес-требования, и являются эффективным способом дополнять описания ваших задач.

Больше – не меньше
Лучше составить большой список требований. CMS будет работать на ваш бизнес в течение нескольких лет. Не удивляйтесь, если список требований будет на 20 страницах.

Оценка поставщиков

Как только ваш список требований определен – в него необходимо внести всех возможных поставщиков, и можно начинать исследование. Ниже приведены несколько подходов к выбору:

Формальный тендер
Поставщики будут обязаны предоставить детальные описания того, как их CMS выполняет каждое из требований, выставленных вами. Ответы поставщиков могут быть собраны и систематизированы различными способами, однако наиболее подходящий – формат формального тендера, что даст вам некоторую уверенность, что поставщики несут ответственность за свои предложения.

Демонстрация
Вы должны быть уверены, что демонстрация – это не просто один из обязательных «ритуалов» процесса продаж. Оцените то, как CMS решает именно ваши задачи прямо во время демонстрации.

Для этого вы можете разработать определенные сценарии и попросить выполнить их во время демонстрации. Сценарий представляет собой наиболее общее и важное действие совершаемое в CMS, например, создание и публикация контента. Желательно, иметь одинаковые сценарии для всех поставщиков и предоставить их поставщику за неделю до презентации продукта.

Подсчет
Как бы вы ни выбирали поставщика – он должен быть одним-единственным. Создайте для себя систему подсчета баллов, что поможет вам беспристрастно оценить всех участников тендера или исследования. Определите систему подсчета заранее, чтобы затем четко следовать вашим же инструкциям.
Оценивайте каждый этап работы с поставщиком: разговор по телефону, проведенная встреча, предоставленная документация, презентация, демонстрация продукта. Использование формальной системы подсчета позволит вам избежать таких ошибок, как необъективность и предвзятость.

Заключение

Выбор и внедрение CMS часто является довольно затратным «упражнением» и поэтому критично, чтобы во-первых он был оправдан, а во-вторых, чтобы выбранная система соответствовала текущим и планируемым нуждам. Если у вас стандартный сайт, не стоит, на мой взгляд, начинать эту довольно сложную процедуру. Лучше положиться на мнение подрядчика. А вот если ваш сайт достаточно сложен, лучше уделить время этому этапу. Трата времени в этом случае уменьшает риски, заложенные в покупку CMS и следующие после ее покупки этапы разработки и внедрения. Также сам проект будет более успешным (так как удовлетворены все требования пользователей) и усилия по разработке будут минимизированы (так как цели и способы их достижения ясны).

В ходе выбора CMS единственная важная задача – это оценка задач и требований вашего бизнеса, и поэтому в этом процессе должны участвовать все заинтересованные лица. Только в случае, если у вас есть полный список требований, вы имеете основания для сравнения решений поставщиков.